#1 Inside KMU Ratgeber

Auch kleine und mittlere Unternehmen haben Prozesse, die sie unter Umständen viel mehr kosten, als sie denken. Nur weil ein Geschäft läuft, heisst das nicht, dass es Strukturen und Abläufe hat, die unumstösslich sind. Doch was ist eigentlich gemeint mit Prozessoptimierung und was bedeutet das für kleine und mittlere Unternehmen? Dieser Frage geht der nachfolgende Artikel auf den Grund.

1. Was heisst Prozessoptimierung?

Prozesse zu optimieren bedeutet, Arbeitsabläufe gezielt zu verbessern. Oftmals geht es darum Zeit, Ressourcen und Kosten zu sparen. Es kann jedoch auch auf Unternehmensziele ausgerichtet sein, wie Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, Kommunikationsverbesserung oder für attraktive Arbeitsplätze. Ziel ist es, wiederkehrende Aufgaben effizient zu gestalten und Engpässe oder auch Frust zu beseitigen. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Prozesse es sich handelt. Es können Produktionsprozesse betroffen sein, genauso wie Arbeits-, Geschäfts- oder Entwicklungsprozesse. Prozessoptimierung ist heute nicht mehr nur noch Aufgabe des Qualitätsmanagements, sondern ist fester Bestandteil jeder modernen Geschäftsführung.

2. Welche Methoden gibt es?

Es gibt verschiedene bewährte Methoden, um einen Prozess zu optimieren. Hier sind einige der wichtigsten Ansätze:

• Lean Management: Eliminierung von Verschwendung und unnötigen Schritten in Prozessen.

• Six Sigma: Datengetriebene Methode zur Fehlerreduktion und Qualitätsverbesserung.

• Kaizen: Kontinuierliche Verbesserung durch kleine, schrittweise Anpassungen.

• BPM (Business Process Management): Systematische Analyse und Modellierung von Prozessen.

• Automatisierung: Einsatz von Software und Tools, um wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten.

3. Was ist das Ziel einer Prozessoptimierung?

Das Hauptziel der Prozessoptimierung ist es, effiziente, schlanke und skalierbare Abläufe zu schaffen. Dadurch profitieren KMU von:

• Zeitersparnis durch Reduktion manueller Arbeiten.

• Kostensenkung durch optimierte Ressourcennutzung.

• Verbesserte Qualität und weniger Fehler in der Arbeit.

• Höhere Kundenzufriedenheit, da Abläufe reibungsloser funktionieren.

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, durch klare Verantwortlichkeiten und bessere Zusammenarbeit.

4. Wie kann man einen Prozess optimieren?

Um einen Prozess zu optimieren, beginnt man mit einer genauen Analyse der bestehenden Abläufe. Dabei werden Engpässe, ineffiziente Schritte und unnötige Doppelarbeiten identifiziert. Anschließend werden klare Ziele definiert, die festlegen, welche Verbesserungen erzielt werden sollen. Im nächsten Schritt werden verschiedene Optimierungsansätze erarbeitet, bewertet und auf ihre Machbarkeit geprüft. Danach erfolgt die Umsetzung der Maßnahmen, bei der auch das Team eingebunden wird, um Akzeptanz und reibungslose Integration zu gewährleisten. Abschließend werden die neuen Abläufe regelmäßig überprüft und angepasst, um eine nachhaltige Verbesserung sicherzustellen.

5. Welche Rolle spielt die Unternehmensstrategie?

Prozessoptimierung sollte immer auf die Unternehmensstrategie abgestimmt sein. Ein Unternehmen, das stark kundenorientiert arbeitet, sollte Prozesse so optimieren, dass sie den Service verbessern. Wer auf Kosteneffizienz setzt, kann durch schlanke Prozesse Ressourcen einsparen. Wer die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen möchte, setzt in der Kommunikation und internen Abläufen an.

Fragen zur strategischen Ausrichtung:

• Gibt es Prozesse, die sich über die Jahre verkompliziert haben, anstatt einfacher zu werden?

• Gibt es Abläufe, die automatisiert oder digitalisiert werden können?

• Können die internen Abläufe mit dem Wachstum des Unternehmens mithalten?

6. Welche Tools gibt es zur Prozessoptimierung?

Neben der Digitalisierung durch Tools, Apps oder anderen digitalen Lösungen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten:

• Workshops & Prozessanalysen: Identifikation von Engpässen und Verbesserungspotenzialen.

• Schulungen & Mitarbeiter-Coachings: Klare Prozesse erfordern Akzeptanz und Know-how im Team, sowie Selbstmanagement Skills.

• Standardisierung von Abläufen: Wiederkehrende Prozesse einheitlich strukturieren.

• Prozessdokumentation & klare Verantwortlichkeiten: Vermeidung von Unklarheiten und doppelter Arbeit.

• Externe Prozessberatung: Unterstützung durch Experten, um Abläufe gezielt zu optimieren und zu dokumentieren.

7. Ein Praxisbeispiel: Best Practice Prozessoptimierung für ein KMU

Das Team eines kleines Unternehmen hatte mit ineffizienten internen Abläufen zu kämpfen: Termine wurden mehrfach über verschiedene Systeme gebucht, Dokumente waren schwer rasch auffindbar und Kundenanfragen wurden oft zu langsam bearbeitet. Durch einen strukturierten Workshop wurden folgende Maßnahmen festgelegt:

• Einführung einer einheitlichen Terminverwaltung (Tool) mit klaren Zuständigkeiten.

• Erstellung einer zentralen Prozessdokumentation (Guidance) für alle Mitarbeitenden.

• Erstellung eines Handbuchs für die Bearbeitung von Kundenanfragen.

Das Ergebnis: Die Bearbeitungszeit für Anfragen wurde um 40 % reduziert, und das Team konnte sich besser auf die eigentliche Beratung konzentrieren.

8. Zusammenarbeit mit dem Wirkwerk

Die Zusammenarbeit mit mir beginnt immer zuerst mit einem völlig unverbindlichen Gespräch. Ich höre mir eure Situation an, stelle Fragen und versuche zu verstehen, wie ihr arbeitet. Danach können wir in einem Quick-Check Termin den Ablauf aufzeichnen und beginnen konkrete Lösungen zu erarbeiten. Wenn mehrere Leute von deinem Team involviert werden sollen, gestalten wir gemeinsam einen Workshop zu dem Ablauf. 

Der Fokus liegt darauf, pragmatische Lösungen zu finden, die ohne großen Aufwand umgesetzt werden können. Mein Ziel ist es, klare Strukturen zu schaffen, die den Arbeitsalltag effizienter machen und Unternehmen langfristig erfolgreicher aufstellen.

Möchtest du mehr darüber erfahren? Lass uns in einem unverbindlichen Gespräch herausfinden, welche Potenziale in deinem Unternehmen stecken.